Politique externe de protection des données

Guest Suite : version du 29 juin 2026

Sommaire

Introduction
Responsable du traitement
Principes directeurs des traitements
Identification des traitements de données
Cookies
Consentement au traitement de données
Sous-traitants et destinataires des données
Transfert hors UE ou EEE
Droits sur les données
Sécurité
Évolution
Contact du délégué à la protection des données (DPO)

1. Introduction

La société Guest Suite, enregistrée sous le numéro SIREN 794 846 691, dont le siège social est situé 10 rue Magdeleine, 44200 NANTES, représentée par Thomas Mathieu en qualité de Président, s’engage, en qualité de responsable du traitement, à ce que le traitement des données à caractère personnel soit conforme au règlement général sur la protection des données 2016/679 (« RGPD ») et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (« LIL »).

L’objectif principal de cette politique est de concentrer dans un document unique des informations claires, simples et précises concernant les traitements de données opérés par Guest Suite, pour permettre aux personnes concernées de comprendre quelles données personnelles sont collectées, leur utilisation et les droits sur ces données.

Les personnes concernées par les traitements décrits dans ce document sont les suivantes : utilisateurs des sites web guest-suite.com et guestapp.me ; clients ; prospects ; et candidats ayant transmis une candidature à Guest Suite. Les données des Consommateurs (auteurs d’avis), traitées par Guest Suite en qualité de sous-traitant pour le compte de ses clients, relèvent non pas de la présente politique mais de l’Annexe 1 « Sous-traitance » des CGPS.

Guest Suite intervient, selon les traitements, soit en qualité de responsable de traitement, soit en qualité de sous-traitant pour le compte de ses clients. La présente politique couvre exclusivement les traitements réalisés par Guest Suite en qualité de responsable de traitement. Les traitements que Guest Suite réalise en qualité de sous-traitant, notamment le traitement des données des Consommateurs pour le compte de ses clients, sont encadrés par l’Annexe 1 « Sous-traitance de données à caractère personnel (article 28 du RGPD) » des CGPS.

2. Responsable du traitement

Guest Suite est le responsable des traitements de données à caractère personnel vous concernant qu’elle met en œuvre pour réaliser les finalités qui lui sont propres dans le cadre de l’utilisation des sites web www.guest-suite.com et www.guestapp.me (ci-après les « Sites »).

3. Principes directeurs des traitements

3.1 Transparence

Dans un souci de transparence, nous prenons soin de vous informer des traitements de données qui vous concernent.

3.2 Finalité et licéité

Lorsque nous sommes amenés à traiter des données, nous le faisons pour des finalités spécifiques : chaque traitement poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite, et est fondé sur une base juridique (voir tableau ci-dessous).

3.3 Proportionnalité et minimisation

Pour chacun des traitements mis en œuvre, nous nous engageons à ne collecter et à n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

3.4 Exactitude

Nous veillons à ce que les données soient mises à jour si nécessaire, et à mettre en œuvre des procédés permettant l’effacement ou la rectification des données inexactes.

4. Identification des traitements de données

Finalités	Données	Base légale	Durée de conservation	Destinataires
Amélioration des services proposés sur les Sites	Données de connexion (date, heure, adresse IP) ; données de navigation (pages visitées, type de navigateur, langue) ; journaux d’événements	Intérêt légitime	Base active : 13 mois après la collecte	Interne
Production de statistiques	Données de connexion (date, heure) ; adresse IP ; pages visitées ; type de navigateur ; langue ; journaux d’événements	Intérêt légitime	Base active : 13 mois après la collecte	Interne
Personnalisation de l’expérience de l’Utilisateur sur les Sites	Date et heure de connexion, adresse IP, localisation de l’adresse IP, pages visitées, type de navigateur, langue, journaux d’événements	Intérêt légitime	Base active : 13 mois après la collecte	Interne
Accès au compte professionnel sur guestapp.me	Identifiant (dont adresse e-mail)	Contrat	Base active : pendant la durée de la relation contractuelle	Interne
Création et gestion de votre compte sur les Sites	Nom, prénom, e-mail, téléphone, nom de l’établissement, profession, nombre de points de vente	Exécution du contrat (ou mesures précontractuelles)	Base active : pendant la durée de la relation contractuelle ; suppression à la clôture du compte	Interne
Prospection commerciale (test de l’outil, demande de démonstration gratuite, test d’e-réputation, envoi d’un devis, etc.)	Nom, prénom, e-mail, téléphone, nom de l’établissement, profession, nombre de points de vente	Intérêt légitime pour la prospection B2B adressée à des professionnels dont la sollicitation est en rapport avec leur activité ; consentement lorsque celui-ci est requis selon le canal et le type de prospect (conformément à la doctrine de la CNIL)	Base active : jusqu’à l’opposition/désabonnement (ou retrait du consentement, le cas échéant). Archivage intermédiaire : 3 ans à compter du dernier contact.	Interne
Recrutement	Nom, prénom, e-mail, téléphone	Intérêt légitime	Base active : durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement. Archivage intermédiaire : candidature non retenue, 2 ans à compter du dernier contact sauf opposition ; en cas de recrutement, conservation dans le dossier administratif du personnel	Interne
Gestion des demandes d’exercice de droit	Nom, prénom, adresse postale et/ou e-mail	Obligation légale / intérêt légitime	Base active : durée du traitement. Archivage intermédiaire : 3 ans à partir de la réponse à la demande	Interne ; Externe : DPO
Gestion d’un précontentieux ou d’un contentieux	Voir ci-dessus	Intérêt légitime	Base active : durée du précontentieux/contentieux. Archivage : jusqu’au règlement amiable ou, à défaut, jusqu’à la prescription de l’action correspondante	Interne ; Externe : avocats, tribunaux

Certaines de ces données sont obligatoires, d’autres facultatives, pour pouvoir bénéficier de tous les services proposés sur les Sites. Le caractère obligatoire ou facultatif est signalé lors de la collecte. Si vous refusez de fournir les données obligatoires, Guest Suite ne sera pas en mesure de vous fournir les services demandés ni de répondre à vos autres demandes.

5. Cookies

Guest Suite a recours à des cookies et autres traceurs lors de la navigation sur les Sites. Les modalités (catégories, finalités, durées de conservation, gestion et retrait du consentement) sont décrites dans la Politique de gestion des cookies : https://www.guest-suite.com/cookies.

6. Consentement au traitement de données

Nous n’avons pas toujours besoin de votre consentement pour traiter vos données personnelles conformément à la présente politique. Cependant, dans certaines circonstances limitées, votre consentement écrit pourra être requis en vue de la mise en œuvre d’une nouvelle finalité. Dans de tels cas, nous vous fournirons le détail des informations demandées et la raison de cette demande, afin de vous permettre d’y donner un consentement exprès.

Dans de telles circonstances, vous aurez le droit de retirer votre consentement à tout moment en vous adressant directement à Guest Suite, à l’adresse dpo@guest-suite.com. Dès réception d’une telle notification, nous ne traiterons plus vos données pour les finalités initialement consenties, à moins qu’une autre base légale ne le justifie. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

7. Sous-traitants et destinataires des données

Pour atteindre les finalités décrites ci-dessus et dans les limites nécessaires à leur poursuite, les données collectées par Guest Suite pourront être transmises à tout ou partie des destinataires suivants :

En interne : les salariés de Guest Suite, pour les finalités susvisées et dans la limite de leurs attributions respectives.
En externe : Guest Suite peut être amenée à communiquer des informations (i) aux avocats et tribunaux dans le cadre de contentieux, (ii) aux autorités administratives et judiciaires dans le cadre de réquisitions, ainsi qu’(iii) à ses sous-traitants.

Guest Suite choisit des sous-traitants présentant des garanties en termes de qualité, de sécurité, de fiabilité et de ressources pour assurer la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, y compris en matière de sécurité des traitements. Les sous-traitants s’engagent à respecter des niveaux de confidentialité au moins identiques à ceux de Guest Suite.

Les contrats entre Guest Suite et ses sous-traitants sont mis en œuvre selon la politique de sous-traitance définie par la société en accord avec son DPO et conformément à l’article 28 du RGPD.

8. Transfert hors UE ou EEE

Périmètre « sous-traitant » (données des Consommateurs). Les données des Consommateurs traitées par Guest Suite pour le compte de ses clients sont hébergées au sein de l’Union européenne, chez l’hébergeur souverain Clever Cloud (France) (voir l’Annexe 1 « Sous-traitance » des CGPS). Certains sous-traitants ultérieurs (envoi d’e-mails et de SMS) sont rattachés à des groupes susceptibles d’un accès depuis un pays tiers ; tout transfert éventuel est encadré par des garanties appropriées (EU-US Data Privacy Framework).

Périmètre « responsable de traitement » (Sites, marketing, prospection). Pour certains de ces traitements, Guest Suite recourt à des prestataires situés hors de l’Union européenne, principalement aux États-Unis. Les principaux destinataires concernés sont : notre outil de CRM et de marketing (HubSpot), nos outils de prospection et d’emailing (Lemlist, LinkedIn Sales Navigator), les plateformes publicitaires (Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads), nos outils de création de site et de vente en ligne (Webflow, Shopify), ainsi que certains outils d’assistance, d’automatisation et de production de contenus. Chacun de ces transferts est encadré par des garanties appropriées au sens du RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne et/ou EU-US Data Privacy Framework).

Pour les traitements publicitaires reposant sur l’appariement d’audiences (Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads), Guest Suite et la plateforme concernée agissent en responsables conjoints du traitement pour les opérations de collecte et de transmission des données (via pixels et balises). Chaque plateforme demeure par ailleurs responsable des traitements ultérieurs qu’elle met en œuvre pour son propre compte.

La liste détaillée et tenue à jour des sous-traitants et des garanties applicables peut être obtenue sur demande auprès du délégué à la protection des données (voir § 12).

9. Droits sur les données

9.1 Descriptif de vos droits

Vous disposez des droits suivants : droit d’information, d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité, de retrait du consentement (le cas échéant), d’introduire une réclamation, et de définir des directives post-mortem. Leurs conditions d’exercice sont détaillées ci-après.

Droit d’accès : obtenir la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, le cas échéant, une copie de vos données et des informations relatives au traitement.
Droit de rectification : faire rectifier ou compléter vos données inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.
Droit à l’effacement : demander l’effacement de vos données dans les cas prévus par la réglementation.
Droit à la limitation : demander la limitation du traitement dans les cas prévus par la réglementation.
Droit d’opposition : vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ; nous cessons alors le traitement sauf motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos intérêts, droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. En matière de prospection commerciale, vous pouvez vous y opposer à tout moment et sans avoir à justifier d’un motif : il est alors mis fin, sans exception, au traitement de vos données à des fins de prospection.
Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré, pour les traitements automatisés fondés sur le consentement ou l’exécution d’un contrat.
Droit d’introduire un recours : auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07), sans préjudice de tout autre recours.
Directives post-mortem : définir des directives relatives à la conservation, l’effacement et la communication de vos données après votre décès, limitées aux traitements mis en œuvre par Guest Suite.

9.2 Modalités d’exercice de vos droits

Tous ces droits peuvent être exercés via :

E-mail : dpo@guest-suite.com ;
Voie postale : 10 rue Magdeleine, 44200 NANTES.

Guest Suite répond à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prorogé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes ; vous en êtes alors informé.

10. Sécurité

Guest Suite prend en compte la nature des données personnelles et les risques que présentent les traitements pour mettre en place les mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées visant à préserver la sécurité et la confidentialité des données et à empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Guest Suite garantit que les membres de son personnel et toute autre personne amenée à traiter les données respectent les règles et procédures internes applicables, notamment les mesures de sécurité techniques et organisationnelles. En cas de violation de données, Guest Suite informe, si les conditions réglementaires sont réunies, les personnes concernées ainsi que l’autorité de protection des données compétente.

11. Évolution

La présente politique pourra être modifiée ou mise à jour par Guest Suite en fonction du contexte légal et réglementaire et de la doctrine de la CNIL. Les éventuelles modifications seront portées à la connaissance des personnes concernées. Dès lors, tout accès et utilisation des Sites sera soumis à la nouvelle politique.

12. Contact du Délégué à la protection des données (DPO)

Nous vous informons que nous avons désigné un délégué à la protection des données dont les coordonnées sont les suivantes :

E-mail : dpo@guest-suite.com ;
Voie postale : 10 rue Magdeleine, 44200 NANTES.

Le DPO est en charge notamment de conseiller, informer et contrôler le respect de la réglementation en matière de protection des données. Pour toute information ou exercice de vos droits sur les traitements gérés par Guest Suite, vous pouvez contacter le DPO de Guest Suite.

Mise à jour : 29 juin 2026